fbpx

מה זה אוטומציה בעסק?

אוטומציה בעסקים היא היכולת להעברת מידע (כל סוג של מידע, תמונה, וידאו, קובץ) בין אפליקציה אחת לשנייה. סוג של חיבור כמו דבק בין אפליקציות שנמצאות בענן. כל החיבורים הללו נעשים בעזרת API . חיבור ישיר בין אפליקציות. 

שתי הפלטפורמות המובילות בעולם הן זאפייר ו- MAKE. 

זאפייר היא הגדולה ביותר , והראשונה שהייתה בשוק אך היא יקרה יותר מ-MAKE והיא פחות טובה בתצוגת חזות המידע. 

למה אוטומציה עסקית היא חובה בשנת 2024?

  1. חסכון בזמן ומשאבים: תהליכים אוטומטיים חוסכים זמן עבודה ידני ומשחררים משאבים לטיפול במשימות מורכבות יותר. 
  2. שיפור דיוק ואיכות: אוטומציה מפחיתה את הסיכון לטעויות אנוש, במיוחד במשימות שחוזרות על עצמן, ומסייעת בשמירה על עקביות.
  3. הגדלת מעורבות לקוחות: באמצעות שליחה אוטומטית של תוכן מותאם אישית ללקוחות על סמך התנהגותם, אפשר להגביר את המעורבות שלהם.
  4. שיפור חווית לקוח: אוטומציה מסייעת ללקוחות לקבל תשובות מהירות, תוכן מדויק ושירות מותאם אישית, מה שמוביל לשביעות רצון גבוהה יותר.
  5. מעקב ואנליזה משופרים: אוטומציה מאפשרת לאסוף נתונים בצורה מקיפה ואוטומטית, מה שמקל על ניתוח תהליכים ושיפורם.

למי מתאימה אוטומציה עסקית?

אוטומציות עסקיות מתאימות לכולם!! אין ארגון עסקי שלא יכול לשפר תוצאות בעזרת אוטומציה עסקית.

עסקים קטנים, עסקים בינוניים וחברות ענק (Enterprise), כולם מסתייעים באוטומציה עסקית היות והיא חוסכת זמן וכסף רב. 

מקובל לחשוב שככל שהארגון גדול יותר ובעל מגוון רב יותר של מערכות לתפעול הצורך לאוטומציה עסקית גדל. זה נכון אך לעיתים אוטומציה בעסקים קטנים היא ממש  GAME CHANGER היות והיא נותנת פתרונות שלא היו אפשריים בעבר ובנוסף היא חוסכת בכוח אדם שהוא החלק הכי משמעותי בעסק קטן.

דוגמא לאוטומציה מורכבת בארגון גדול.

אוטומציה עסקית בארגון גדול

איך עובדת אוטומציה?

לכל אוטומציה יש 2 חלקים . טריגר – החלק שאומר מה צריך לקרות כדי שתתחיל הפעולה. לדוגמא אם מתקבל ליד במערכת.

והחלק השני זה אקשיין- מה אתה רוצה שיבוצע.

הנה דוגמא לאוטומציה הכי פשוטה שיש. שלח לי מייל על כל רכישה שמתרחשת בפועל באתר שלי דרך ווקמרס.

כלים לאוטומציה של תהליכים עסקיים:

  1. 1. Zapier: אחד מהכלים הפופולריים ביותר לאוטומציה של תהליכים עסקיים. מאפשר לחבר בין מגוון אפליקציות וכלים ללא צורך בקוד כדי לבצע פעולות אוטומטיות בין מערכות שונות.
  2. 2. Integromat (Make): פלטפורמה מתקדמת לאוטומציה של תהליכים עסקיים, המאפשרת בניית תהליכי עבודה מותאמים אישית בין אפליקציות שונות.
  3. 3. Microsoft Power Automate: פלטפורמה של מיקרוסופט שמאפשרת אוטומציה של תהליכים פנימיים בארגון, שילוב עם כלי Office 365 ואפליקציות נוספות.

איך נראה תהליך אוטומציה אצלנו?

1. הבנת הצרכים והגדרת המטרות:

השלב הראשון הוא להבין את המטרות העסקיות של האוטומציה ומהם התהליכים שאותם תרצו לאוטומט. יש לחשוב על תהליכים שחוזרים על עצמם לעיתים קרובות או מצריכים עבודה ידנית רבה, כמו:

  • שליחת מיילים אוטומטיים ללקוחות פוטנציאליים
  • ניהול לידים ומכירות
  • עדכון מערכת CRM באופן אוטומטי
  • ניהול מלאי ותזכורות לספקים

שאלות שעוזרות בשלב זה:

א. אילו תהליכים ניתן לשפר באמצעות אוטומציה?

ב. מהי המטרה העיקרית של התהליך (חיסכון בזמן, שיפור יעילות, הקטנת טעויות)?

ג. אילו כלים ומערכות כבר בשימוש שצריכות להשתלב בתהליך?

2. תכנון תהליך האוטומציה:

בשלב הזה, יש לתכנן את תהליך העבודה האוטומטי. כדאי לשים לב לרצף הפעולות, כולל אילו טריגרים יפעילו את התהליך ומה יהיו הפעולות הבאות לאחר מכן.

דוגמא לתהליך כזה:

1. לקוח משאיר פרטים בטופס באתר (טריגר).
2. הנתונים נשלחים אוטומטית למערכת CRM (פעולה).
3. נשלח מייל תודה ללקוח (פעולה).
4. מתבצע עדכון מעקב בלוח משימות לעובדי החברה (פעולה נוספת).

3. יצירת אינטגרציות בפלטפורמת Make:

בשלב זה מתחילים לעבוד בפלטפורמת Integromat (Make) וליצור את ה"תסריט" או "Scenario" של האוטומציה. זהו התהליך שבו תוגדר סדרת חיבורים בין אפליקציות שונות שיבצעו את האוטומציה.

שלבים בבניית תסריט:

  1. א. בחירת טריגר (Trigger): כל תסריט מתחיל מאירוע שמפעיל אותו. זה יכול להיות מילוי טופס, קבלת מייל או שינוי במערכת.
  2. ב. חיבור לאפליקציות חיצוניות: Integromat תומך במאות אפליקציות כמו Google Sheets, Mailchimp, HubSpot, וכו'. כל אפליקציה יכולה לבצע פעולות שונות בתהליך האוטומציה.
  3. ג. הגדרת פעולות (Actions): לאחר הפעלת הטריגר, המערכת תבצע את הפעולות הנדרשות, כמו שליחת מיילים, עדכון מאגרי נתונים, שליחת הודעות למשתמשים וכדומה.
  4. ד. חיבור בין מודולים (Modules): מודולים בפלטפורמת Make מחברים בין האפליקציות והטריגרים כדי ליצור רצף פעולות לוגי. לדוגמה, אחרי שנשלח מייל ללקוח, אפשר להוסיף מודול שיבדוק אם הלקוח פתח את המייל ויפעל בהתאם.
  5. ה. תנאים והחלטות (Filters and Routers): אפשר להוסיף מסננים ותנאים בתוך התהליך כדי לשלוט בפעולות שיתבצעו. למשל, רק אם לקוח עונה על קריטריונים מסוימים (כמו סיום רכישה), תבוצע פעולה מסוימת.

4. בדיקות והתאמות:

לאחר בניית התסריט, יש לבדוק את האוטומציה בפועל ולוודא שהכל עובד בצורה חלקה.

  • רצוי לבדוק כל שלב בנפרד ולהפעיל את התהליך כמה פעמים עם נתונים אמיתיים או דמיוניים כדי לוודא שכל המודולים והתנאים פועלים כמתוכנן.
  • אם יש בעיות, יש לבצע התאמות נוספות באוטומציה ולהמשיך לבדוק עד לקבלת תוצאות משביעות רצון.

5. אופטימיזציה ושיפור מתמשך:

כמו בכל תהליך, חשוב לחזור לתסריטים אחרי פרק זמן מסוים ולבדוק אם יש צורך לשפר או לעדכן אותם בהתאם לשינויים בתהליכי העבודה או בצרכים העסקיים.

  • ניתן להוסיף פעולות נוספות כדי לשפר את האוטומציה, להכניס מסננים ותנאים מתקדמים יותר, או לחבר אפליקציות חדשות.

6. תחזוקה ומעקב:

יש לעקוב אחרי הביצועים של התהליך האוטומטי ולוודא שהוא מתפקד כראוי לאורך זמן. בפלטפורמת Make ניתן לראות לוגים ודוחות ביצועים כדי לזהות תקלות או בעיות בתהליך.

מילון מושגים בסיסי ב- MAKE

1. מהי אופרציה עסקית

אופרציה היא פעולת העברת מידע מקצה לקצה . כלומר או העברת דאטה של תמונות או מידע. יש לכל חשבון הגבלה לפי התוכנית ששילמת מה הגודל של האופרציה שאתה יכול לבצע מבחינת גודל הקבצים.

2. מהו טריגר , מהו אקשיין?

טריגר הוא מה שמפעיל את האוטומציה. אקשיין היא סך כל הפעולות שקורות ומתרחשות אחריי הטריגר הראשוני

3. מה זה ROUTER ב- MAKE ואיך משתמשים בו?

ראוטר מאפשר לפצל את מעבר המידע ליותר מאפליקציה אחת . מה שאומר שאותו מידע אפשר לשלוח למספר לא מוגבל של אפליקציות.

4. מה זה תהליך MAPPING?

"מיפוי" (Mapping) מתייחס לתהליך שבו אתה מחבר נתונים ממודול אחד למודול אחר באוטומציה. כלומר, כאשר אתה רוצה להעביר נתונים בין שלבים שונים בתהליך האוטומטי, אתה מבצע מיפוי של שדות מסוימים (כמו שם, כתובת דוא"ל, תאריך וכו') כדי לוודא שהמידע מועבר נכון למודול הבא.

המדריך המלא לאוטומציה עסקית ב- MAKE

יש 2 אפשרויות ליצור אוטומציה ב- make כאשר אתם נמצאים בתוך המערכת. או שאתם בוחרים מתוך טמפלטים מוכנים של חיבורים קיימים או פופלאריים שמציעה המערכת לכם כמו מפייסבוק לידים >>> למערכת המיילים של אקטיב קמפיין.

או שאתם מתחילים מאפס ויוצרים את כל המודל מהתחלה בצורה ידנית.

המסך הראשוני של פתיחת סנריו – new scenario נראה כך. 

אתם יכולים לחבר כל אחד מהאפליקציות שנמצאות ברשימה הזו או להוריד אפליקציות נוספות מהאתר הראשי של make

כעת לאחר שיש לנו טריגר שקורה באפליקציה א' אנחנו רוצים להתאים לה אקשיין (פעולה רצויה) באפליקציה ב' . 

אוקיי, תראה לי שימושים יותר מורכבים ליכולת של MAKE

נסתכל על האוטומציה הבאה :


1. בשלב הראשון הלקוח משאיר פרטי ליד באתר על ידי טופס של אלמנטור.

2. אם נסתכל בראוטר וננתח את סדר הפעולות מלעמלה למטה (למרות שהכל קורה במקביל) נראה כי פרטי הליד נשמרים כגיבוי גם בגוגל שיט 

3. פרטי הליד מגיעים לאוריגמי , שם מבוצע חיפוש לראות אם יש כזה ליד. 

אם הליד קיים , מעדכן את הליד הקיים.

אם ליד לא קיים >>> מוסיף ליד חדש.

4. מוסיף לרשימת הטלפונים של גוגל קונטקטס.

5. יורה המרה בגוגל ומוסיף לקהל של לקוחות שהתעניינו

6. יורה המרה לפייסבוק ומוסיף לרשימת לקוחות שהשאירו ליד.

7. שולח ללקוח לינק למילוי צרכים שלו.

8. שולח לו וואטסאפ של תודה שפנית אלינו עם מסר.