בואו נדבר
מי לא חווה את זה בעבודה, כאשר המנהל שלך ביקש ממך להכין מצגת לעוד X ימים לכל הצוות ולהנהלה הבכירה ומייד מתחילות לרוץ מליון מחשבות , כמו "איך אני אעשה זאת" , "אני לא אוהב להציג" ו-"מה כדאי להכניס למצגת שתהיה טובה"
אכן כתיבת מצגת לעסק והצגתה בפני רבים היא סיטואציה מלחיצה ואף מדירה שינה לעיתים. בשביל להוריד לכם קצת לחץ ולתת לכם מתודולוגיה נכונה , כתבנו את המדריך הזה איך להכין מצגת עסקית מעולה.
בניית מצגת עסקית כוללת בתוכה מספר מרכיבים מכריעים כדי להבטיח את יעילותה ואת מטרותיה . הנה השיקולים שצריכים לבוא בחשבון:
1. מטרה וקהל: בעצם למה ולמי אנחנו מכינים את המצגת . למעשה צריל להבין טוב טוב את מטרת המצגת ולהתאים אותה לצרכי הקהל, תחומי העניין ורמת הידע של הקהל. יש ציפייה שונה למצגת למנהלים או מקבלי החלטות לעומת מצגת לצוות שחלקו לא מכיר את תחומי הפעילות של המחלקה/העובד ועבודותו השוטפת.
כלל אצבע- ככל שהמצגת היא לקהל יותר בכיר , מקובל לצמצם את המלל במצגת ולהביא דוגמאות, טבלאות , גרפים, סרטונים כחלק מן השקופיות במצגת ולאפשר דיון אינטסיבי במקומות החשובים. אפילו 3-5 דקות לסלייד יכול להיות התזמון המדוייק להצגת הנושא לחבר המנהלים.
2. בהירות ומבנה: מצגת צריכה להיות בעלת סדר . מומלץ להשתמש בגישה מובנית עם מבוא, נקודות עיקריות, פרטים תומכים ומסקנה. בנוסף חשוב מאוד לא להפגיז בעודף מידע או מלל , כי כך הרעיון המרכזי הולך לאיבוד וגם לקהל השומע קשה להישאר בריכוז לאורך זמן.
3. עיצוב חזותי: מצגת בשחור – לבן , ללא אלמנטים גרפיים בכלל היא מצגת "מתה". השתמשו באלמנטים עיצוביים מקצועיים ומושכים מבחינה ויזואלית. זכרו עקביות בגופנים חשובה ומשפיעה על התחושה הכוללת , השתמשו באותם צבעים בכותרות לאורך המצגת ובפריסה המשפרת את הקריאה והמעורבות. מה שנעים לעין , נעים גם למוח לעבד ולקלוט בקלות.
4. רלוונטיות ובולטות : אנא מכם , הישארו מפוקסים סביב נושא המצגת ואל תלעיטו את הצופים במידע לא רלוונטי. תמיד עדיף פחות מאשר יותר כאשר מתלבטים במה לכתוב , כי תמיד אפשר להשלים בעל פה את התוכן בצורה ברורה ובפחות זמן.
5. עזרים חזותיים ומדיה: השתמשו בתרשימים, גרפים, תמונות וסרטונים כדי לתמוך בנקודות מפתח ולהפוך את המצגת לדינמית יותר.נסו להימנע מקטעי טקסט ארוכים כמו 3-4 משפטים טקסט להסביר נקודה מסוימת. רישמו את הכותרת ודעו להסביר זאת בעל פה.
6. קריאה לפעולה בסוף המצגת: ציינו בבירור את התוצאה הרצויה או את השלבים הבאים לעשייה. מצגת טובה מסתיימת במבט קדימה. לקראת דיונים עוקבים או פעולות תומכות.
תגובות: